Kodėl jums iš tiesų reikia naujienų centro valdymo sistemos
Pirmiausia atvirai – ne kiekviena žiniasklaidos įmonė iš karto supranta, kad jai reikia kažkokios specialios sistemos naujienoms valdyti. Daugelis mažų redakcijų vis dar dirba su Excel lentelėmis, bendrinėmis Google Drive aplankais ir chaotiškais pokalbiais „Messenger” grupėse. Ir žinote ką? Kartais tai net veikia. Bet tik iki tam tikro momento.
Problema atsiranda tada, kai jūsų komanda išauga nuo trijų iki šešių žmonių, kai pradedame publikuoti ne tris, o dešimt straipsnių per dieną, arba kai vienu metu turite valdyti kelis projektus – internetinį portalą, socialines medijas ir galbūt dar podcast’ą. Tada tas „veikiantis” chaosas virsta tikru košmaru, kuriame prarandamos istorijos, dubliuojamas darbas, o redaktoriai nežino, kas šiuo metu dirba su kuria tema.
Naujienų centro valdymo sistema – tai ne koks nors prabangos dalykas didelėms korporacijoms. Tai praktinis įrankis, kuris padeda mažoms ir vidutinėms redakcijoms išlikti konkurencingoms, nepraradus proto. Sistema leidžia matyti visą redakcijos darbų srautą viename ekrane, žinoti, kas šiuo metu rašo apie ką, kokios istorijos yra planavimo stadijoje, o kurios jau laukia publikavimo.
Kas iš tikrųjų turėtų būti jūsų sistemoje
Dabar apie konkretesnius dalykus. Kai pradėsite ieškoti sprendimų, pamatysite dešimtis įrankių su šimtais funkcijų. Bet realybė tokia – jums tikrai nereikia visko. Mažai redakcijai reikia sistemos, kuri atlieka kelis pagrindinius dalykus gerai, o ne dešimtis dalykų vidutiniškai.
Pirmiausiai – turinio kalendorius. Skamba paprasta, bet tai jūsų sistemos širdis. Jums reikia matyti, kas bus publikuojama šiandien, rytoj, kitą savaitę. Ne abstrakčiai, o labai konkrečiai – su autorių vardais, temomis, numatytais publikavimo laikais. Geras turinio kalendorius leidžia greitai perkelti straipsnius, keisti prioritetus ir matyti, ar neatsiranda tuščių dienų arba, atvirkščiai, per daug medžiagos vienai dienai.
Antra būtinybė – užduočių valdymas. Kiekvienas straipsnis turi savo gyvavimo ciklą: idėja, tyrimai, interviu, rašymas, redagavimas, korektūra, publikavimas. Sistema turi leisti sekti, kurioje stadijoje yra kiekviena istorija. Idealiu atveju – su galimybe priskirti atsakingus asmenis ir terminus.
Trečias dalykas – failų saugykla ir versijų kontrolė. Kiek kartų esate susidūrę su situacija, kai redaktorius redaguoja seną straipsnio versiją, o autorius tuo metu jau atnaujino tekstą? Arba kai niekas nebegali rasti tos svarbios nuotraukos, kurią fotografas atsiuntė prieš savaitę? Sistema turi turėti vietą, kur saugomi visi su straipsniu susiję failai, ir kur aiškiai matosi, kuri versija yra naujausia.
Ketvirtas elementas, apie kurį dažnai pamirštama – komunikacijos įrankiai. Ne, tai nereiškia, kad jums reikia dar vieno pokalbių programos. Bet sistema turėtų leisti komentuoti straipsnius, užduoti klausimus autoriams, palikti pastabas redaktoriams – ir visa tai turi būti susieta su konkrečiu straipsniu, o ne pasimesti bendrame pokalbių sraute.
Pasirinkti gatavą ar kurti savo – štai kur šuo pakastas
Dabar prie klausimo, kuris kankina daugelį mažų redakcijų vadovų. Ar verta investuoti į gatavą sprendimą, ar geriau sukurti savo sistemą, pritaikytą būtent jūsų poreikiams?
Atsakymas priklauso nuo kelių faktorių. Jei jūsų biudžetas yra ribotas (o kieno nėra?), gatavi sprendimai dažnai yra protingesnis pasirinkimas. Yra nemažai įrankių, kurie kainuoja nuo 20 iki 100 eurų per mėnesį už visą komandą. Taip, tai pasikartojanti išlaida, bet ji paprastai mažesnė nei vieno programuotojo atlyginimas net vienam mėnesiui.
Gatavų sprendimų privalumai akivaizdūs – jie veikia iš karto, reguliariai atnaujinami, turi techninę pagalbą. Tokie įrankiai kaip „Trello”, „Asana”, „Monday.com” ar specializuoti žiniasklaidai skirti „Prezly”, „Cision” gali būti pritaikyti naujienų centro valdymui. Jie nėra tobuli, bet veikia.
Tačiau yra situacijų, kai verta pagalvoti apie individualų sprendimą. Jei jūsų redakcija turi labai specifinį darbo procesą, jei dirbate su nestandartiniais turinio tipais, arba jei jau turite programuotoją komandoje – tuomet savo sistema gali būti geresnis variantas. Pavyzdžiui, jei publikuojate daug duomenų žurnalistikos projektų su interaktyviomis vizualizacijomis, standartinės sistemos gali būti per paprastos.
Vienas praktiškų variantų – hibridinis sprendimas. Pradėti su gatuvu įrankiu, bet jį integruoti su kitais jūsų naudojamais įrankiais per API. Pavyzdžiui, sujungti „Trello” su jūsų WordPress svetaine, kad straipsniai automatiškai pereitų į publikavimo eilę. Arba integruoti su „Slack”, kad komanda gautų pranešimus apie svarbius įvykius.
Kaip įdiegti sistemą, kad komanda jos neapneiktų
Štai tiesa, apie kurią retai kas kalba – dauguma naujų sistemų žlunga ne dėl to, kad jos blogos, o dėl to, kad žmonės jų nenaudoja. Jūs galite turėti tobulą įrankį, bet jei pusė komandos vis tiek siunčia straipsnius elektroniniu paštu su temos pavadinimu „SKUBU!!!”, sistema tampa beverčiu biudžeto švaistytoju.
Įdiegimo sėkmė prasideda nuo to, kad į procesą įtraukiate komandą nuo pat pradžių. Neprimetate jiems sistemos kaip „štai, nuo pirmadienio naudosime tai”. Vietoj to – pasidalinate problema („mes prarandame straipsnius, dubliuojame darbą, niekas nežino, kas vyksta”), kartu ieškote sprendimų, galbūt net testuojate keletą variantų ir leidžiate komandai balsuoti.
Kai sistema jau pasirinkta, reikia investuoti į mokymą. Ne formalų dviejų valandų seminarą, o praktinį, palaipsnį įsisavinimą. Pradėkite su vienu projektu ar viena komandos dalimi. Leiskite jiems išbandyti sistemą realiame darbe, surinkti atsiliepimus, patobulinti procesus. Tik tada plėskite į visą redakciją.
Labai svarbu turėti „čempioną” – žmogų komandoje, kuris gerai išmano sistemą ir gali padėti kitiems. Tai neturi būti IT specialistas ar vadovas. Dažnai geriausi čempionai yra tie, kurie iš pradžių buvo skeptiškiausi – kai jie įsitikina sistemos nauda, jie tampa geriausiais jos ambasadoriais.
Ir dar vienas dalykas – neperkraukite sistemos funkcijomis iš karto. Pradėkite su pagrindiniais dalykais: turinio kalendoriumi ir užduočių valdymu. Kai komanda įpras prie šių dalykų, palaipsniui pridėkite daugiau – failų valdymą, analitikos įrankius, automatizacijas. Žmonės geriau priima pokyčius, kai jie vyksta palaipsniui.
Automatizacija – jūsų slaptas ginklas
Kai sistema jau veikia ir komanda ja naudojasi, atėjo laikas pagalvoti apie automatizaciją. Ir ne, tai nereiškia, kad robotai perims žurnalistų darbą. Automatizacija – tai nuobodžių, pasikartojančių užduočių perkėlimas mašinoms, kad žmonės galėtų daugiau laiko skirti tam, kas iš tiesų svarbu – rašymui, tyrimams, kūrybai.
Paprasčiausias automatizacijos pavyzdys – automatiniai pranešimai. Kai straipsnis pereina iš vienos stadijos į kitą (pavyzdžiui, iš rašymo į redagavimą), sistema automatiškai praneša atsakingam redaktoriui. Skamba paprasta, bet tai sutaupo dešimtis „ar jau baigei?” žinučių per dieną.
Kitas naudingas dalykas – automatinis turinio paskirstymas socialinėse medijose. Kai straipsnis publikuojamas svetainėje, sistema gali automatiškai sukurti įrašus „Facebook”, „Twitter” ir kitose platformose. Taip, galbūt norėsite kai kuriuos įrašus redaguoti rankiniu būdu, bet net bazinė automatizacija sutaupo daug laiko.
Galite automatizuoti ir sudėtingesnius procesus. Pavyzdžiui, kai žurnalistas pateikia straipsnio idėją, sistema gali automatiškai patikrinti, ar apie panašią temą nebuvo rašyta pastarąsias kelias savaites. Arba kai straipsnis publikuojamas, sistema gali automatiškai sukurti užduotį socialinių medijų vadybininkui paruošti vizualinę medžiagą.
Automatizacijai nebūtinai reikia programavimo įgūdžių. Įrankiai kaip „Zapier” ar „Make” (buvęs „Integromat”) leidžia sukurti automatizacijas tiesiog sujungiant skirtingus servisus. Pavyzdžiui: „Kai nauja užduotis sukuriama Trello, sukurk dokumentą Google Docs ir praneš apie tai Slack”. Visa tai galima padaryti per kelias minutes be jokio kodo.
Saugumas ir atsarginės kopijos – nuobodu, bet būtina
Dabar apie tai, apie ką niekas nenori galvoti, kol nenutinka nelaimė. Jūsų naujienų centro valdymo sistema talpina visą jūsų redakcijos darbą – idėjas, straipsnius, kontaktus, planus. Kas nutiks, jei visa tai pradings?
Jei naudojate debesų sprendimą (kaip „Google Workspace”, „Trello” ar panašius), didelė dalis saugumo rūpesčių jau pasirūpinta. Šie servisai turi profesionalias atsarginių kopijų sistemas, duomenų šifravimą, apsaugą nuo įsilaužimų. Bet tai nereiškia, kad galite visiškai atsipalaiduoti.
Pirmiausia – prieigos valdymas. Ne visi komandos nariai turi turėti prieigą prie visko. Stažuotojas galbūt neturėtų matyti strateginių planų ar finansinės informacijos. Tai ne nepasitikėjimo klausimas – tai paprastas saugumo principas. Kuo mažiau žmonių turi prieigą prie jautrių duomenų, tuo mažesnė tikimybė, kad jie bus atsitiktinai nutekinti ar prarasti.
Antra – dviejų faktorių autentifikacija. Taip, tai šiek tiek nepatogu, bet tai paprasčiausias būdas apsaugoti savo sistemą nuo įsilaužimų. Net jei kažkas pavogs slaptažodį, be antro faktoriaus (paprastai kodo iš telefono) jie negalės prisijungti.
Jei kuriate savo sistemą, atsarginės kopijos tampa jūsų atsakomybe. Ir ne, vienos kopijos nepakanka. Turėtumėte turėti bent tris kopijas: vieną tame pačiame serveryje (greitas atkūrimas), vieną kitame serveryje (apsauga nuo serverio gedimo) ir vieną visiškai kitoje vietoje, galbūt net kitoje šalyje (apsauga nuo rimtų nelaimių).
Praktiškas patarimas – reguliariai testuokite atkūrimą iš atsarginių kopijų. Daugelis organizacijų sukuria kopijas, bet niekada nepatikrina, ar jos veikia. Ir tada, kai iš tiesų reikia atkurti duomenis, pasirodo, kad kopijos sugadintos ar neišsamios.
Kaip matuoti, ar sistema tikrai veikia
Įdiegėte sistemą, komanda ja naudojasi, viskas atrodo gerai. Bet kaip žinoti, ar ji iš tiesų padeda, ar tiesiog pridėjo dar vieną įrankį prie jau ir taip ilgo sąrašo?
Pirmiausia – stebėkite paprastus dalykus. Ar sumažėjo prarastų straipsnių skaičius? Ar žmonės mažiau laiko praleidžia ieškodami informacijos? Ar sumažėjo „skubių” situacijų, kai kas nors pamiršta apie artėjantį terminą? Šie dalykai gali būti nelengvai išmatuojami skaičiais, bet jūs tikrai pajusite skirtumą.
Galite sekti ir konkretesnius rodiklius. Kiek laiko vidutiniškai užtrunka straipsnis nuo idėjos iki publikavimo? Kiek kartų straipsnis grįžta iš redagavimo į rašymą? Koks procentas straipsnių publikuojami laiku? Šie rodikliai gali parodyti, kur jūsų procese yra „kamščiai”.
Bet svarbiausia – klausykite komandos. Reguliariai (galbūt kartą per mėnesį) paklauskite, kaip jiems sekasi su sistema. Kas veikia gerai? Kas erzina? Ko trūksta? Geriausi patobulinimai dažnai ateina ne iš vadovų, o iš žmonių, kurie sistemą naudoja kasdien.
Ir nepamirškite švęsti pergalių. Kai sistema padeda išvengti didelės klaidos, kai ji leidžia greitai sureaguoti į naujieną, kai ji padeda koordinuoti sudėtingą projektą – pripažinkite tai. Tai padeda komandai vertinti sistemą ir motyvuoja ją toliau tobulinti.
Kai viskas susitvarkė ir veikia sklandžiai
Taigi, jūs įdiegėte naujienų centro valdymo sistemą. Komanda ja naudojasi, procesai sklandesni, mažiau chaoso, daugiau aiškumo. Bet tai ne pabaiga – tai pradžia.
Sistema, kuri šiandien veikia puikiai, po metų gali tapti per siaura. Jūsų redakcija augs, keis kryptį, eksperimentuos su naujais formatais. Sistema turi augti kartu su jumis. Tai reiškia reguliarius peržiūrėjimus, atnaujinimus, kartais net radikalius pakeitimus.
Nebijokit eksperimentuoti. Jei matote, kad kažkas neveikia – keiskite. Galbūt tas funkcionalumas, kuris atrodė būtinas pradžioje, dabar tik trukdo. Arba atvirkščiai – galbūt atsirado naujų poreikių, kurių neįsivaizdavote prieš metus. Geriausia sistema yra ta, kuri prisitaiko prie jūsų, o ne atvirkščiai.
Ir štai dar vienas dalykas, apie kurį verta pagalvoti. Kai jūsų sistema jau veikia sklandžiai, galite pradėti dalintis savo patirtimi su kitomis redakcijomis. Mažos ir vidutinės žiniasklaidos įmonės dažnai susiduria su panašiais iššūkiais. Jūsų sprendimai gali būti naudingi kitiems, o jų patirtis – jums. Galbūt net galite sukurti bendruomenę, kur redakcijos dalijasi geriausia praktika, šablonais, patarimais.
Galiausiai, atminkite, kad sistema – tai tik įrankis. Ji gali padaryti jūsų darbą efektyvesnį, bet ji nepakeis prastos žurnalistikos į gerą. Tikroji vertė vis tiek slypi žmonėse – jų idėjose, įgūdžiuose, atsidavime. Sistema tiesiog padeda jiems dirbti geriau, greičiau ir su mažiau streso. Ir tai, tiesą sakant, jau yra nemažai.