Kodėl popieriniai lapeliai jau nebetinka šiuolaikiniam gyvenimui
Prisimenu, kaip prieš kelerius metus mano darbo stalas atrodė tarsi popieriaus fabrikas po sprogimo. Geltoni lipnūs lapeliai kibo ant monitoriaus, ant stalo krašto, net ant kavos puodelio. Kiekvienas lapukas rėkė apie skirtingą užduotį, terminą ar priminimą. Problema ta, kad pusė jų tiesiog prapuldavo, o kita pusė tapdavo neįskaitoma nuo kavos dėmių.
Šiandien situacija visiškai kitokia. Skaitmeninė užduočių dėžutė tapo mano antruoju smegenų pusrutuliu – tik patikimesniu ir geriau organizuotu. Bet pereiti nuo chaoso prie tvarkos nebuvo paprasta. Reikėjo išmokti ne tik naudotis įrankiais, bet ir suprasti, kaip iš tikrųjų veikia produktyvus užduočių valdymas.
Skaitmeninės užduočių valdymo sistemos populiarumas augo ne be priežasties. Mūsų smegenys tiesiog nėra sukurtos laikyti galvoje dešimtis ar net šimtus smulkių dalykų. Psichologai tai vadina „kognityvine apkrova” – kuo daugiau informacijos bandome atminti, tuo mažiau proto galios lieka pačiam darbui. Skaitmeninė sistema tampa išoriniu atminties disku, kuris leidžia smegenims susikoncentruoti į tai, kas tikrai svarbu.
Pirmasis metodas: dviejų minučių taisyklė ir greitas užduočių filtravimas
Vienas iš galingiausių produktyvumo principų, kurį galite integruoti į savo skaitmeninę sistemą, yra dviejų minučių taisyklė. Idėja paprasta: jei užduotis užtrunka dvi minutes ar mažiau, darykite ją iš karto, o ne įrašykite į sąrašą.
Tačiau čia slypi gudrybė – kaip atskirti tikrąsias dviejų minučių užduotis nuo tų, kurios tik atrodo greitos? Pradėjau naudoti paprastą metodą: kai nauja užduotis ateina į galvą ar per el. paštą, sustoju penkioms sekundėms ir klausiu savęs: „Ar galiu tai padaryti dabar greičiau nei įrašyti ir vėliau grįžti prie to?” Jei atsakymas taip – darau iš karto.
Visas kitas užduotis įrašau į skaitmeninę dėžutę su konkrečiais žymėjimais. Pavyzdžiui, naudoju tokius kategorizavimo principus:
Greitos užduotys (5-15 minučių) – žymiu oranžine spalva. Tai puikūs kandidatai užpildyti laiką tarp susitikimų ar laukiant, kol užverda kava.
Gilaus darbo užduotys (1-3 valandos) – žymiu mėlyna. Jos reikalauja nepertraukiamo laiko bloko ir pilno susikoncentravimo.
Rutininės užduotys – žalios spalvos. Tai dalykai, kuriuos darau reguliariai ir kuriuos galima automatizuoti ar sugrupuoti.
Esmė ta, kad filtruojate užduotis dar prieš joms patenkant į pagrindinį sąrašą. Tai kaip turėti asmeninį sekretorių, kuris jau iš anksto žino, kas nusipelno jūsų dėmesio dabar, o kas gali palaukti.
Antrasis metodas: kontekstinis užduočių grupavimas pagal vietą ir energijos lygį
Viena didžiausių klaidų, kurią dariau pradėdamas naudoti skaitmenines užduočių sistemas, buvo tiesiog krūvos visų užduočių į vieną ilgą sąrašą. Teoriškai turėjau viską vienoje vietoje. Praktiškai – žiūrėdamas į 47 užduočių sąrašą jausdavausi paralyžiuotas.
Proveržis įvyko, kai pradėjau grupuoti užduotis ne pagal projektus ar terminus, bet pagal kontekstą. Kontekstas – tai aplinkybės, kuriomis galite atlikti užduotį. Štai kaip tai atrodo praktikoje:
Sukūriau sąrašą „@Kompiuteris” visoms užduotims, kurioms reikia normalaus kompiuterio su didesniu ekranu. Čia patenka tokios užduotys kaip ataskaitų rengimas, sudėtingų el. laiškų rašymas, duomenų analizė.
Sąrašas „@Telefonas” skirtas skambučiams ir trumpiems pranešimams. Kai turiu 15 minučių tarp susitikimų, žinau, kad galiu išsitraukti telefoną ir pereiti per kelis skambučius iš šio sąrašo.
„@Namai” ir „@Biuras” sąrašai padeda atskirti užduotis pagal fizinę vietą. Nėra prasmės galvoti apie tai, kad reikia pasodinti gėles balkone, kai esi biure už 20 kilometrų.
Bet štai kas tikrai pakeitė žaidimo taisykles – pradėjau grupuoti užduotis pagal energijos lygį. Sukūriau tris kategorijas:
„Aukšta energija” – kūrybinės užduotys, strateginis planavimas, sudėtingų problemų sprendimas. Šias užduotis planuoju rytais, kai mano smegenys dar švarios ir susikoncentravusios.
„Vidutinė energija” – rutininiai projektai, el. pašto tvarkymas, susitikimų organizavimas. Puikiai tinka popietei.
„Žema energija” – mechaninės užduotys, failų tvarkymas, sąrašų peržiūra. Kai jau esu pavargęs, bet dar noriu kažką nuveikti.
Dabar, atidaręs užduočių programą, neklausiu savęs „ką turėčiau daryti?” Klausiu: „kur dabar esu ir kiek energijos turiu?” Atsakymas automatiškai nufiltruoja 80% užduočių ir palieka tik tas, kurias realistiškai galiu padaryti šiuo momentu.
Trečiasis metodas: savaitinis apžvalgos ritualas, kuris išlaiko sistemą gyvą
Geriausias įrankis pasaulyje tampa nenaudingu, jei juo nepasitikite. O pasitikėjimas atsiranda tik tada, kai žinote, kad jūsų sistema atspindi realybę – ne tai, kas buvo prieš dvi savaites, o tai, kas aktualu dabar.
Čia į pagalbą ateina savaitinė apžvalga. Tai nėra paprasta užduočių peržiūra. Tai strateginė sesija su savimi, kuri užtikrina, kad jūsų skaitmeninė dėžutė lieka patikima.
Kiekvieną penktadienio popietę (arba sekmadienio vakarą, jei taip labiau tinka) skiriu 30-45 minutes šiam ritualui. Štai kaip jis atrodo:
Pirmas žingsnis: ištuštinti galvą. Prieš žiūrint į esamą sistemą, išsirašau viską, kas sukasi galvoje – nesvarbu, ar tai darbo užduotis, ar priminimas nusipirkti dantų pastą. Viskas, kas užima proto erdvę, turi būti perkeltas į sistemą.
Antras žingsnis: peržiūrėti praėjusią savaitę. Pažiūriu, kas buvo nuveikta, o kas liko nepadarytas. Svarbiausia čia ne save teisti, o suprasti kodėl. Gal užduotis buvo per neaiški? Gal neturėjau reikiamų išteklių? Gal ji iš tikrųjų nebe aktuali?
Trečias žingsnis: atnaujinti prioritetus. Kas buvo svarbu pirmadienį, gali būti visiškai nereikšminga penktadienį. Pereinu per visas užduotis ir klausiu: ar tai vis dar reikia daryti? Ar tai vis dar svarbu? Ar tai teisingas laikas?
Ketvirtas žingsnis: suplanuoti ateinančią savaitę. Nežiūriu tik į terminus ir įsipareigojimus. Galvoju apie savo energijos lygius, apie tai, kada turėsiu nepertraukiamo laiko blokų, kada būsiu tarp susitikimų.
Šis ritualas gali atrodyti kaip papildoma užduotis, bet iš tikrųjų jis sutaupo valandų per savaitę. Kai žinote, kad penktadienį viską peržiūrėsite, nebereikia nuolat nerimauti, ar ko nors nepamirštate. Sistema tampa patikima, o patikima sistema – tai sistema, kurią naudosite.
Ketvirtasis metodas: pažangus prioritetų nustatymas su Eisenhowerio matrica
Viena iš didžiausių iliuzijų produktyvumo pasaulyje yra ta, kad viskas yra svarbu. Realybė kitokia – dauguma dalykų, kuriuos darome, yra tik triukšmas. Tikroji vertė slypi nedaugelyje užduočių, kurios iš tikrųjų stumia mus į priekį.
Eisenhowerio matrica – tai paprastas, bet neįtikėtinai galingas įrankis atskirti svarbų nuo skubaus. Prezidentas Eisenhoweris garsiai sakė: „Turiu du rūšių problemas: skubias ir svarbias. Skubios nėra svarbios, o svarbios niekada nėra skubios.”
Skaitmeninėje sistemoje šią matricą galite įgyvendinti labai paprastai. Sukuriate keturis sąrašus ar žymes:
Svarbu ir skubu – krizės, terminai, neatidėliotini reikalai. Šių užduočių turėtų būti labai mažai, jei gerai planuojate. Kai jų daug, tai signalas, kad kažkas negerai su jūsų planavimu.
Svarbu, bet neskubu – čia vyksta tikrasis darbas. Strateginis planavimas, santykių kūrimas, mokymasis, sveikata. Šios užduotys nekelia streso dabar, bet jų ignoravimas sukuria krizes ateityje. Mano tikslas – kuo daugiau laiko praleisti būtent šiame kvadrante.
Nesvarbu, bet skubu – dauguma pertraukimų patenka čia. Kai kurie el. laiškai, kai kurie susitikimai, kai kurie prašymai. Atrodo, kad reikia reaguoti dabar, bet iš tikrųjų – ne. Šias užduotis stengiuosi delegoti, automatizuoti ar tiesiog atidėti.
Nesvarbu ir neskubu – laiko švaistytojai. Beprasmis naršymas, pertekliniai susitikimai, užduotys, kurias darote tik iš įpročio. Šias užduotis tiesiog ištrinu iš sąrašo.
Praktiškai tai veikia taip: kai nauja užduotis ateina į sistemą, prieš jai priskirdamas terminą ar kategoriją, klausiu savęs: „Ar tai svarbu mano tikslams?” ir „Ar tai tikrai skubu?” Atsakymai nulemia, kur užduotis patenka.
Pradžioje tai gali atrodyti sudėtinga, bet po kelių savaičių tampa automatišku. Ir štai kas įdomu – pradedi pastebėti, kad daugelis dalykų, kurie atrodė skubūs, iš tikrųjų tokie nėra. O kai kurios užduotys, kurias nuolat atidėliodavote, yra būtent tos, kurios turėtų būti prioritetas.
Penktasis metodas: užduočių suskaidymas į mikro-žingsnius
Viena didžiausių priežasčių, kodėl užduotys lieka nepadarytos, nėra tingumas. Tai baimė ar neaiškumas. Kai užduotis atrodo per didelė ar per miglota, mūsų smegenys tiesiog ją ignoruoja.
Pavyzdžiui, turėjau užduotį „Parengti metinę ataskaitą”. Kiekvieną kartą žiūrėdamas į šį įrašą jausdavausi priblokštas. Nuo ko pradėti? Kiek laiko tai užtruks? Kokių duomenų reikia? Rezultatas – užduotis keliauja iš savaitės į savaitę, kol tampa skubi krizė.
Sprendimas – suskaidyti užduotį į tokius mažus žingsnius, kad kiekvienas jų atrodytų beveik juokingai paprastas. Vietoj „Parengti metinę ataskaitą” dabar turiu:
– Atidaryti praėjusių metų ataskaitą kaip šabloną (2 min)
– Surinkti pardavimų duomenis iš CRM sistemos (10 min)
– Sukurti naują dokumentą su šių metų antrašte (2 min)
– Įkelti pardavimų duomenis į lentelę (15 min)
– Parašyti įvadinį paragrafą (20 min)
Ir taip toliau. Kiekvienas žingsnis yra konkretus, aiškus ir turi apytikrį laiko įvertinimą. Dabar, kai turiu 15 minučių laisvo laiko, galiu pasirinkti vieną mikro-žingsnį ir jį padaryti. Nereikia jokio didelio sprendimo ar motyvacijos šuolio.
Skaitmeninėje sistemoje tai įgyvendinu naudodamas sub-užduotis arba tiesiog įtraukdamas žingsnius į užduoties aprašymą. Kai kurios programos leidžia pažymėti atskirus žingsnius kaip pabaigtus, kas suteikia malonų progreso jausmą.
Esminis principas čia – užduotis turi prasidėti nuo fizinio veiksmo. Ne „Pagalvoti apie projektą”, o „Atidaryti Google Docs ir parašyti tris galimas projekto pavadinimus”. Ne „Susisiekti su klientu”, o „Atidaryti el. paštą ir surasti kliento kontaktą”. Kuo konkretesnis pirmasis žingsnis, tuo lengviau pradėti.
Šeštasis metodas: automatizavimas ir pasikartojančių užduočių šablonai
Vienas didžiausių skaitmeninių sistemų privalumų, kurio popieriniai sąrašai negali pasiūlyti, yra automatizavimas. Kodėl kas savaitę rankiniu būdu įvedinėti tas pačias užduotis, kai sistema gali tai daryti už jus?
Pradėjau nuo paprasčiausių dalykų. Turiu užduočių, kurias darau kiekvieną savaitę: savaitinė apžvalga penktadieniais, biudžeto peržiūra pirmadieniais, komandos susitikimo paruošimas ketvirtadieniais. Vietoj to, kad kiekvieną kartą jas sukurčiau iš naujo, nustatau, kad jos automatiškai atsiranda reikiamą dieną.
Bet galite žengti dar toliau. Štai keletas praktinių pavyzdžių:
Projektų šablonai. Jei darote panašius projektus kelis kartus, sukurkite šabloną su visais būtinais žingsniais. Pavyzdžiui, naujo darbuotojo įdarbinimo procesas visada apima tuos pačius žingsnius – kompiuterio paruošimą, prieigos teisių suteikimą, įvadinį susitikimą ir t.t. Užuot kiekvieną kartą viską kuriant iš naujo, tiesiog kopijuojate šabloną.
Priminimų grandinės. Kai kurios užduotys reikalauja tolimesnių veiksmų. Pavyzdžiui, išsiunčiate pasiūlymą klientui. Automatiškai sukuriama užduotis „Paskambinti klientui dėl pasiūlymo” po trijų dienų. Jei negaunate atsakymo, dar viena užduotis atsiranda po savaitės.
Kontekstiniai priminimų. Kai kurios programos leidžia nustatyti priminti užduotį ne tik pagal laiką, bet ir pagal vietą. Pavyzdžiui, kai atvykstate į prekybos centrą, telefonas primena, kad reikia nusipirkti tą daiktą, kurį planavote.
Automatizavimas nereiškia, kad tampate robotu. Priešingai – atlaisvinsite protą nuo rutinos ir galėsite jį naudoti kūrybiniam darbui. Sistema pasirūpina mechaniniais dalykais, o jūs susikoncentruojate į tai, kas reikalauja tikro žmogiškojo proto.
Svarbu tik nepersistengti. Pradėkite nuo vienos ar dviejų pasikartojančių užduočių. Kai sistema pradės veikti sklandžiai, galėsite pridėti daugiau. Automatizavimas turi palengvinti gyvenimą, o ne tapti dar vienu projektu, kurį reikia valdyti.
Septintasis metodas: integravimas su kitomis sistemomis ir įrankiais
Jūsų užduočių dėžutė negyvena vakuume. Ji yra dalis platesnės ekosistemos – el. pašto, kalendoriaus, projektų valdymo įrankių, komunikacijos platformų. Kuo geriau šios sistemos bendrauja tarpusavyje, tuo mažiau laiko praleidžiate perjungdami kontekstus ir kopijuodami informaciją.
Štai kaip aš organizuoju integraciją:
El. paštas ir užduotys. Dauguma el. laiškų iš tikrųjų yra užduotys, apsirengusios žinučių forma. Vietoj to, kad laikyčiau juos el. pašto dėžutėje kaip priminimus, naudoju funkciją, kuri leidžia el. laišką paversti užduotimi vienu paspaudimu. El. laiško turinys tampa užduoties aprašymu, o pats el. laiškas archyvuojamas. Dėžutė lieka tuščia, o užduotis – sistemoje.
Kalendorius ir laiko blokai. Ne visos užduotys yra vienodos. Kai kurioms reikia konkretaus laiko bloko. Tokias užduotis ne tik įrašau į sąrašą, bet ir rezervuoju laiką kalendoriuje. Pavyzdžiui, jei turiu parašyti svarbų dokumentą, kuris užtruks dvi valandas, įrašau „Rašymo laikas: dokumentas X” į kalendorių kaip susitikimą su savimi. Taip apsaugau tą laiką nuo kitų įsipareigojimų.
Komandos įrankiai. Jei dirbate komandoje, jūsų asmeninė užduočių sistema turi bendrauti su komandos projektų valdymo įrankiais. Aš naudoju paprastą principą: projektų valdymo įrankyje matosi tai, kas svarbu komandai. Asmeninėje sistemoje – kaip aš prisidedu prie tų projektų. Tai išlaiko aiškumą ir išvengia dubliavimo.
Automatizavimo įrankiai. Platformos kaip Zapier ar Make leidžia sukurti automatines jungtis tarp skirtingų programų. Pavyzdžiui, kai kažkas užpildo formą jūsų svetainėje, automatiškai sukuriama užduotis peržiūrėti tą pateikimą. Arba kai pažymite el. laišką žvaigždute, jis automatiškai tampa užduotimi.
Svarbiausia čia – nesiūlyti sukurti tobulos, visiškai integruotos sistemos iš pirmos dienos. Pradėkite nuo vienos ar dviejų svarbiausių integracijų. Stebėkite, kur praleidžiate daugiausiai laiko kopijuodami informaciją ar perjungdami programas. Būtent ten ir slypi didžiausias integracijos potencialas.
Kai sistema tampa antruoju smegenų pusrutuliu
Praėjo jau beveik treji metai, kai rimtai įsipareigojau naudoti skaitmeninę užduočių sistemą. Dabar negaliu įsivaizduoti darbo be jos. Bet ne dėl to, kad tapau kažkokiu produktyvumo robotu. Priešingai – jaučiuosi laisvesnis.
Laisvesnis, nes nebereikia nuolat laikyti galvoje dešimčių dalykų. Laisvesnis, nes žinau, kad nieko nepamirš. Laisvesnis, nes galiu pasitikėti savo sistema ir sutelkti dėmesį į tai, kas daroma dabar, o ne į tai, ką dar reikia padaryti.
Visi šie septyni metodai – dviejų minučių taisyklė, kontekstinis grupavimas, savaitinė apžvalga, Eisenhowerio matrica, užduočių suskaidymas, automatizavimas ir integracija – nėra kažkokie stebukingi triukai. Tai paprasčiausiai būdai, kaip paversti skaitmeninę sistemą tikrai veikiančiu įrankiu, o ne dar vienu aplikacija, kuri dulka telefone.
Pradėkite nuo vieno ar dviejų metodų. Išbandykite juos kelias savaites. Pamatysite, kas veikia jūsų gyvenimo kontekste, o kas ne. Galbūt kai kuriuos pritaikysite savaip. Puiku – sistema turi tarnauti jums, o ne atvirkščiai.
Ir atminkite: tikslas nėra padaryti daugiau dalykų. Tikslas – daryti teisingus dalykus su mažesniu stresu ir didesniu aiškumu. Kai jūsų užduočių sistema veikia sklandžiai, pastebite, kad turite daugiau laiko ne tik darbui, bet ir poilsiui, kūrybai, santykiams – viskam tam, kas daro gyvenimą vertą gyvenimo.
Gera sistema yra nematoma. Ji tiesiog veikia fone, leidžia jums būti produktyviems ir kartu išlaikyti ramybę. Ir kai pasiekiate tą tašką, suprantate, kad investavote ne tik į įrankį, bet į geresnę savo gyvenimo kokybę.